دوشنبه 28 آبان 1397
صفحه اصلی / موفقیت / روابط اجتماعی / مکالمات کاری | کلماتی که نباید در مکالمات کاری خود استفاده کنید

مکالمات کاری | کلماتی که نباید در مکالمات کاری خود استفاده کنید

مکالمات کاری | کلماتی که نباید در مکالمات کاری خود استفاده کنید
5 امتیاز از 1 رای

مکالمات کاری : چه کلماتی نباید در مکالمات بکار رود ؟ چگونه با کارمندان و همکاران خود روابط اجتماعی و کاری خوبی داشته باشیم ؟ در اینجا با مقاله ای درباره کلمات مخرب در روابط کاری در خدمت شما هستیم. با ما همراه باشید.

 

 

 چگونه با همکاران خود رفتار کنیم

نحوه برخورد با همکاران در محیط کار , مکالمات کاری

 

 

۶ «فعل» نامناسبی که نباید در مکالمات کاری خود استفاده کنید

گاهی حرف‌ها و کلمات جزئی هم تأثیر شگفتی روی درک دیگران در محل کار دارد. به جز عنوان شغلی‌تان، کلمات و عباراتی که استفاده می کنید هم در شناخت دیگران از شما بسیار اهمیت دارند. هر آنچه به زبان می آورید برند شخصی، میزان اعتماد به نفس، قدرت و میزان دانشتان را نشان می دهد. با ما همراه باشید.

در صحبت کردن باید به افعال توجه زیادی داشته باشید. بعضی افعال سبب می شود ضعیف به نظر برسید و از قدرت تأثیرگذاری‌تان روی کارفرما، همکاران و … می کاهد. چرا که نشان دهنده ضعف شماست و با استفاده از آن‌ها گویی به خودتان اطمینان کافی ندارید. پس افعال نامناسب را از دامنه‌ی لغات خود حذف کنید و با استفاده از کلمات مؤثر به موفقیت بیشتری در محل کار برسید. اکنون قصد داریم به شما بگوییم استفاده از ۶ فعل شما را در محل کار ضعیف نشان می دهد:

 

۱٫فکر کردن

کمتر کسی هست هر روز از این فعل در صحبت‌هایش استفاده نکند؛ مثلاً در محل کار به همکارتان می گویید: “فکر می کنم باید این پروژه را انجام دهیم.” یا رئیستان می گوید: “فکر می کنم ایده‌ی بسیار خوبی مطرح کردی”؛ اما حالا سؤال مطرح می شود چرا نباید از “فکرکردن” در صحبت‌ها استفاده شود؟ مسئله این است فعل “فکرکردن” با قطعیت همراه نیست و از قدرت کلماتی که به دنبالش می آید، کم می کند. فکرکردن از واژه‌ی انگلیسی و قدیمی “thencan” گرفته شده است. این واژه به معنی دریافت، درک کردن و اندیشیدن است. در واقع، تفکر به معنای بررسی موقعیتی که در آن حضور دارید و هنوز به نتیجه‌ی قطعی نرسیده‌اید.

استفاده از واژه‌ی “فکرکردن” در مکالمات عادی بسیار متداول است و معنای چندان مهمی ندارد؛ مثلاً “فکر کنم امروز با دوستانم به پارک بروم”؛ اما در محل کار و موقعیت‌های رسمی باید از واژه‌هایی استفاده کنید که کمی اطمینان در آن بیشتر است. برای مثال “ایده‌ی بسیار خوبی مطرح کردی” یا “طرحی که ارائه دادی عالی است”. اگر به دنبال فعلی مناسب برای “فکرکردن” هستید از این ساختار استفاده کنید: “مطمئنم برنامه‌ی تو نتایج خوبی در برخواهد داشت”.

 

۲٫نیازداشتن

وقتی رئیستان می گوید: “من خیلی زود به این گزارش نیاز دارم”، کمی از قدرت و تأکید خود کم می کند. استفاده از واژه‌ی “نیاز”، نوعی وابستگی را در کلام فرد نشان می دهد تا انتقال مفاهیمی چون مسئولیت و وظیفه تیمی. منظور این است رئیس باید طوری صحبت کند که اعضای تیم در آن به ضرورت مفاهیمی چون ارائه‌ی گزارش و قبول مسئولیت انجام آن در سریع‌ترین زمان ممکن پی ببرند.

برای مثال، مدیری به زیردست خود می گوید: “من به شما برای انجام این کار نیاز دارم”. این جمله بیش از اینکه قدرت مدیر را نشان دهد، با حالتی عاجزانه بیان می شود. استفاده از واژه‌ی “نیاز” شما را فردی نیازمند نشان می دهد. پس به جای گرفتار شدن در چنین موقعیتی بهتر است به دنبال شرایطی باشید که شما را بااعتماد به نفس تر و قوی‌تر نشان می دهد. البته ادب و احترام را از یاد نبرید و کلامی قاطعانه و محترمانه داشته باشید. بهتر است مدیر به کارمند خود بگوید: “لطفاً این گزارش را تا روز جمعه به من تحویل بدهید”.

 

۳٫خواستن

خواستن و نیاز شباهت زیادی به هم دارند. هر دو فعل نشان می دهد فرد گوینده در طلب چیزی است و فقدان چیزی در کلام و احساس او هویداست. برای مثال اگر مدیری به زیردست خود بگوید: “من می خواهم کیفیت کارت را بهبود دهی”، این جمله نشان از آن دارد مدیر در دریافت چیزی ناتوان است و به خواسته‌اش نرسیده است. به جای آن بهتر است از کلماتی استفاده کنید که مسئولیت را به گردن کارمند زیردست می اندازد؛ برای مثال: “عملکرد شما در تهیه این گزارش باید کیفیت بهتری داشته باشد”.

این رابطه در مورد کارمندان هم صادق است. برای مثال اگر کارمند هستید و تقاضای افزایش حقوق دارید، نباید مستقیماً بگویید: “من به دنبال افزایش حقوق هستم”. این جمله عدم اعتماد به نفستان را نشان می دهد و به نظر می رسد درخواستی احساساتی دارید. پس بهتر است از جملاتی چون “من معتقدم” یا “من مطمئنم” استفاده کنید که نظر قطعی شما را در مورد افزایش حقوق نشان می دهد؛ مثلاً بگویید: “من مطمئنم عملکرد من در یک سال گذشته استحقاق دریافت حقوق بیشتر را دارد.” این جمله تأثیرگذاری بیشتری دارد و در مذاکره برای عقد قرارداد جدید بسیار کاربردی است.

 

۴٫حدس زدن

حدس و گمان از عدم قطعیت خبر می دهد. وقتی از این فعل استفاده می شود، انگار به دنبال پیش بینی هستیم. البته پیش بینی که فاقد اطمینان است. برای مثال مدیرعاملی به کارشناس تحلیل اطلاعات خود می گوید: “حدس می زنیم و بر این گمان هستیم سود پایان سال از سال گذشته بهتر خواهد بود”. راه‌های زیادی وجود دارد تا این جمله به صورت قاطعانه‌تر بیان شود. برای مثال “ما توقع داریم سود امسال از سال گذشته بیشتر باشد یا از رقم سال گذشته پیشی بگیرد”. هیچ اشکالی ندارد، از نتیجه یا خروجی چیزی اطمینان نداشته باشید. نیاز نیست به سراغ دروغ گفتن یا مبالغه بروید. تنها به جای استفاده از فعل “حدس زدن”، از افعالی استفاده کنید که اعتماد به نفس بیشتری را به شنونده انتقال می دهد.

 

۵٫امیدوار بودن

معمولاً مدیران با این فعل لب به سخن می گشایند: “امیدوارم به فروش موردنظر دست یابیم” یا “امیدوارم بتوانی این وظیفه را به درستی انجام دهی”. باید توجه کنید امیدوار بودن، به جای نشان دادن حس قدرت و اعتماد به نفس، حالت دعاگونه دارد و نشان می دهد فرد گوینده کنترل و مدیریت ناچیزی روی شرایط موجود دارد.

با این حساب، از چه فعل جایگزینی باید استفاده کرد؟ برای مثال، به جای این که بگویید امیدوارم به فروش مطلوب برسیم، بگویید: “ما در پی دست یابی به فروش موردنظر هستیم” یا “من می دانم که می توانی به این وظیفه به درستی عمل کنی”. این جملات قدرت و توانمندی بالای شما را نشان می دهد و حاکی از آن است شما به توانایی تیمتان و دریافت نتیجه‌ی مطلوب آگاه هستید و به فلسفه‌ی “هر چه پیش آید خوش آید” اعتقاد ندارید.

 

۶٫گمان کردن

تصور کنید به همراه همکارتان در حال نوشیدن چای هستید و او می پرسد: “در جلسه‌ی هفته‌ی آینده شرکت می کنی؟” اگر پاسخ شما توأم با واژه گمان کردن باشد، عدم قطعیتتان را نشان می دهد و به طرف مقابل می فهمانید شرکت در این جلسه خیلی هم برایتان اهمیت ندارد. باید بدانید بی‌تفاوت بودن در محل کار درست نیست. انتقال چنین مضامینی در رفتار و کلام به ضررتان تمام می شود و از میزان تأثیرگذاری شما می کاهد. باید سعی کنید در ظاهر هم که شده، از خود شور و اشتیاق نشان دهید. برای مثال به همکارتان بگویید: “بله بله، حتماً حاضر خواهم شد. خیلی تمایل دارم نظر مدیران را درباره فلان موضوع بدانم”.

شاید تصور کنید وقتی با همکارتان صحبت می کنید نیازی به این سیاست‌ها نیست، اما در اصل هست. حقیقت این است به سرعت منظور شما از کلام و رفتارتان مشخص می شود و اطرافیان با گفت و گوهای غیررسمی درباره‌ی شما سبب تخریب شهرت و اعتبارتان می شوند. زبان و کلام شما نقش مؤثری در گفت و گوها و ارتباطات شما دارند. اغلب ۶ فعل گفته شده، در کلام شما به کار می رود. پس باید نهایت دقت را به کار ببندید و با استفاده‌ی درست از افعال و واژه‌ها، فرصت‌های خود برای تأثیرگذاری بیشتر و افزایش قدرت رهبری را تقویت کنید. توصیه می کنیم این افعال را از دامنه افعالتان بیرون بریزید تا با اعتماد به نفس بیشتری به نظر برسید.

 

 

ارتباط با همکاران در هنگام کمک به رفع مشکلات انها

سیاست در محل کار

 

 

اشتباه در برخورد با کارمند ناسازگار

حتما برای شماهم پیش آمده که همکاران یا کارمندانی داشته‌ اید که در کار کردن با سایرین به مشکل برمی‌ خورند، در برخورد با این افراد چه باید کنیم؟

کارمندان خوب زیادی میتوانیم مشاهده کنیم که در کار و وظیفه خود دقیق و کوشا می باشند، اما گاهی با وجود اینکه به دیگران توجه دارند، نمی دانند آن را چطور نشان دهند و با آنها سازگاری ندارند، رفتارهای پرخاشگری و تحمل‌ ناپذیری دارند یا دیگران را برای انجام کارها تحت فشار قرار میدهد. تلاش برای همکاری کردن با آنها سخت خواهد بود اما در نهایت به نتیجه مطلوبی دست پیدا خواهیم کرد.

 

فهمیدن اینکه همه در نفس خود قصد بدی ندارند

در چنین مواردی ابتدا باید یک ارتباط قلبی برقرار کنیم. بدانیم که با وجود رفتارهای پرخاشگرانه، آنها عموماً ذات خوبی دارند و از اینکه با دیگران سازگار نیستند، احساس ناراحتی می کنند. در برقراری ارتباط با آنها اول باید به هر مسئله‌ ای دیگر به‌ جز رفتارهای ناسازگارانه آنها اشاره نماییم، مثلاً درباره آب و هوا، ورزش یا برنامه‌ های آخر هفته. موضوعی که برای صحبت انتخاب می کنیم، اهمیتی ندارد، چیزی که اهمیت دارد ارتباطی است که با آنها برقرار می کنیم. بدین ترتیب با چنین پایه‌ گذاری می‌ توانیم به موضوعی که در نهایت مورد نظر داشته‌ ایم، بپردازیم. این کار به جلب اطمینان و سادگی برقراری ارتباط کمک چشمگیری میکند.

 

با من حرف بزن

پس از آنکه ارتباط خوبی بین ما و شخص ناسازگار برقرار گردید. به او بگوییم که متوجه شده‌ ایم به‌ تازگی در محل کار مشکلاتی دارد و از او بخواهیم “با ما حرف بزند و بگوید چه اتفاقی افتاده است.” بدین ترتیب به او امکان می دهیم تا هر آنچه در دل دارد بیان کند و علاوه بر اینکه ارتباط خوبی که با او برقرار کرده‌ ایم پابرجا می ماند، از ماجرای پیش‌ آمده هم مطلع خواهیم شد. سعی کنیم درباره درست و نادرست بودن رفتارهای او نظری ندهیم یا برای اصلاح کردن او تلاش نکنیم. فقط شنونده باشیم.

هدف اولیه این نیست که او را سرزنش یا توبیخ کنیم یا بخواهیم رفتار درست به او یاد دهیم، بلکه می‌ خواهیم به او این امکان را بدهیم تا خودش و احساساتش را ابراز کند. فرد مورد نظر باید بتواند هرگونه برخورد منفی، قضاوت یا رنجش درونی خود را بیان نماید. گاهی همه چیز ابتدا زشت میشود تا بعد از آن اوضاع بهتر شود.

تلاش برای کنترل رفتار بد و اشتباه یک کارمند با رفتاری همچون توبیخ، سرزنش و قضاوت کردن نتیجه مطلوب و مؤثری به دست نخواهد آورد. اما اگر با یک رابطه قلبی و محترمانه به رفتار مورد نظر اشاره نماییم، نتیجه می تواند تحول در پی داشته باشد. در این صورت به جای آنکه فرد را از خود بیگانه و دور کنیم، با جلب دوستی و احترام می توانیم به کلید موفقیت در رابطه دست پیدا نماییم.

 

فضا بدهیم

بعد از آنکه هر عضو تیم درباره موضوع حرف‌ های خود را بیان نمود، معمولاً آنها به نقطه سکوت می رسند. بعد می‌ توانیم از آنها بپرسیم آیا دیدگاه یا موضوع دیگری دارند که بخواهند درباره آن حرف بزنند و با دیگران به اشتراک بگذارند یا خیر. اگر به‌ جای بیان موضوع جدید به بیان حرف‌ های تکراری پرداختند، به ادب از آنها بخواهیم فقط اگر صحبت‌ های جدیدی دارند بیان نمایند. در این قسمت مهم است به آنها اطلاع بدهیم که صحبت‌ های پیشین آنها را شنیده‌ ایم و آنها را فهمیده‌ ایم.

به آنها چند روزی فرصت دهیم و آنها را مطمئن کنیم که به صحبت‌ هایشان گوش داده‌ ایم. گاهی بیانِ بلافاصله‌ ی نظرات خودمان، فرآیند فکر کردن به موضوع را قطع و موضوع را دفن میکند، بدون آنکه نتیجه‌ ای به دست آید.

 

با همکاران صبحت کنیم، نظر خود را پیشنهاد بدهیم

اگر فکر می کنیم بیان بلافاصله‌ ی نظر خودمان ضروری است، بهترین راه این است که آن را به شکل غیر اعتراضی بیان نماییم، نه‌ فقط به این دلیل که ممکن است افراد اشتباه برداشت کنند، بلکه به دلیل اینکه می‌ خواهیم دری به‌ سوی آنها بگشاییم که آنها را به مکانی پر از خوبی و درک عمیق دعوت میکند. حتی اگر آنها این در را بلافاصله نبینند، آن را حس می‌ کنند و بعد به مرور زمان این رفتار ما آنها را به در نظر گرفتن پیشنهادات و نظرات ما تشویق میکند و ما را به‌ عنوان فرد عاقلتر می‌ پذیرند.

 

با مدل‌ سازی الهام بخشی کنیم

با مجسم کردن خوبی، پسندیده سخن گفتن و رفتار کردن و پیمودن گام‌ هایی که در پیش اشاره شد، وقتی کارمندان اعتراضی داشته باشند از رفتارهای پیشین الهام می‌ گیرند و سعی می‌ کنند در روابطشان از آن الگو بگیرند.

با گذشت زمان، الگوبرداری‌ های صحیح و محیط مناسب، کارمندان سعی می کنند رفتارشان را بهبود بخشند و محیط آرام تری به وجود آورند. آنها راه‌ های مخصوص خودشان پیدا می کنند تا با سایر کارمندان مراوده کنند و از داد و قال کردن بپرهیزند. آنها یاد می گیرند بر تمام شدن صبر خود غلبه نمایند، حتی اگر این غلبه در حد دور شدن از محل هنگام خشم باشد. همین که کارمندان بتوانند احساسات خودشان را تحت کنترل دربیاورند، به آنها برای پیشرفت کردن در این زمینه کمک بسیاری خواهد کرد.

 

مهلت بدهیم

مهم‌ترین فاکتور در رسیدن به این نقطه، مهلت دادن به فرد ناسازگار است تا بتواند به‌ تدریج راه درست را پیدا کند. به‌ عنوان یک رهبر و مدیر سازمان وظیفه زمان دادن، صحبت کردن و فضا دادن به کارمند را بر عهده داریم. با رفتار صحیح ما، کارمند احساس امنیت و رضایت میکند. او سعی میکند نگاه سازنده‌ ای به رفتار خود داشته باشد و شخصیت، رفتار و اخلاق خود را بهبود بخشد.

هیچ دو نفری کاملاً مانند یکدیگر نیستند. به همین دلیل نمی توان گفت دقیقاً چه رفتاری برای برخورد با همه افراد مناسب است، اما می‌ دانیم هر فردی وقتی رفتار صحیح را ببیند، می‌ تواند آن را درک کند. وظیفه ما کمک کردن به افراد در طی این فرآیند است و نباید آن را به‌ طور قطع برای کسی تعیین کنیم.

البته گاهی لازم است در طول مسیر همفکری‌ هایی سرعت بگیرد تا مشخص شود رفتار و منش صحیح چگونه است. اما مهم ترین و مؤثرترین‌ برخوردی که آنها را به گوش دادن، بازتاب دادن و تغییر دادن وا‌می‌ دارد، احترامی است که به آنها می‌ گذاریم و رفتار خوبی است که در قبال آنها در پیش می‌ گیریم.

 

 

در محیط کار چگونه باشیم

در محیط کار چگونه صحبت کنیم

 

مکالمات کاری | کلماتی که نباید در مکالمات کاری خود استفاده کنید

منبع :  سایت یوکن / برترینها / parvaresheafkar.com/

 

دیدگاهتان را بنویسید